Je organisatie heeft besloten om te beginnen met de social media, maar de bestuurders of andere organisatoren zijn bang voor veel werk ineens en een lawine aan reacties en nutteloze berichten, vandaar de opzet in 20 stappen.
In 20 stappen kan je telkens een beetje van het werk doen en blijft zo de stroom reacties beheersbaar. Bij bijna elke stap kan je besluiten even af te wachten, want wie weinig publiceert, krijgt vanzelf weinig reacties en leden op zijn digitale pagina’s. Bij elke stap die wel gedaan wordt, zal het het bezoek en de respons toenemen. Daar gaat het eigenlijk ook om. Veel stappen maken geeft veel effect en versterken elkaar bovendien. Het vliegwiel begint dan te draaien: veel inhoud, veel bezoekers, nog meer inhoud, nog meer bezoekers. En zelf raak je meer gemotiveerd om er mee door te gaan.
1. Maak een aparte email account aan om een eventuele berichtenstroom op te vangen. Je normale email is achtervang als je het wachtwoord van de nieuwe kwijt raakt.
2. Kies een persoonlijk account waarmee je de ‘groep’ of ‘pagina’ van je organisatie mee gaat beheren. Meestal kan je eigen persoonlijke account opgeven als de beheerder, maar ook kan je speciaal een ‘persoonlijke’ accounts aanmaken als beheerder van de groep. Let dan op dat je nooit leeftijden onder de 18 jaar opgeeft, want dan moeten door ‘ouders’ ondertekende formulieren schriftelijk opgestuurd worden voordat het ‘kind’ iets mag doen op de social media. Veel verenigingen en stichtingen zijn nog niet zo oud, in tegenstelling tot hun bestuurders. Ook komt het voor dat de naam van de organisatie niet als naam opgegeven mag worden als persoonlijk beheerder. Probeer dan wat namen uit totdat het wel werkt. Hopelijk wordt ‘Beheerder’ als voor- of achternaam geaccepteerd, want wel zo duidelijk voor de lezers en de beheerder straks.
3. Maak de groep aan met dat ‘persoonlijke’ account als webmaster (beheerder, moderator of redacteur). Op Twitter bestaan geen groepen. De verschillende social media hebben hun eigen benamingen voor groepen, bijvoorbeeld Pagina, Kring, Spot of Bedrijfspagina. Soms onderscheidt een platform zelfs soorten groepen. Globaal is het verschil tussen een groep en pagina dat bij de laatste vooral de beheerders/eigenaars berichten plaatsen en bij groepen zijn alle groepsleden gelijkwaardig. Bij Facebook kan je inderdaad kiezen uit groep of pagina. Ze zijn er helaas niet om te zetten in elkaar. Bij zowel groepen als pagina’s kan je een tweede beheerder aanstellen, bijvoorbeeld iemand van het bestuur naast de webmaster.
4. Zorg nu voor informatie over je groep of pagina, met natuurlijk ook een link naar de website en andersom. Verder kan je instellen wie wat mogen doen op je pagina of groep, zoals reageren, zelf iets plaatsen, lezen… Ook het lid worden kan met of zonder moderatie door de beheerder, of door andere leden, net welke instellingen je kiest. Soms zijn er naast beheerder ook andere rollen mogelijk, met meer of minder bevoegdheden.
5. Vanaf nu kan je lekker niets doen en afwachten. Je hebt nu wegwijzers gezet naar je website en visa versa, handig voor bezoekers en zoekmachines om de site en het groepsprofiel gemakkelijk te vinden. Vanaf nu kunnen mensen lid worden van je groep en/of vriend van het persoonlijk profiel van de webmaster. Ze kunnen behalve via je website ook via de pagina’s op de social media commentaar achterlaten. Ook heb je de accountnamen alvast geclaimd voordat kwaadwillenden dat doen. Volg de volgende stappen zover je wilt of tijd hebt. Bij elke stap kan je weer even afwachten of die overslaan.
6. Publiceer berichten, foto’s en links op je pagina. Je kunt intro’s naar je berichten op de echte site plaatsen. Reacties en nieuwe leden komen vooral als de webmaster zelf actief schrijft en reageert. Soms is het bericht net zo gemakkelijk in zijn geheel te plaatsen, dat bespaart je weer een link aanmaken. Te weinig of vaak berichten plaatsen wordt als irritant ervaren, zodat mensen de groep/pagina weer verlaten.
7. Reageer op bezoekers die op je pagina een bericht, foto’s, enz. plaatsen. Daarvoor heten de platformen social media. Reageren kan ook via een persoonlijk bericht als je niet alles openbaar wilt doen. Bij organisaties loop je wel de kans dat je zelf of lezers iets zeggen waar het bestuur het niet mee eens is. Daar moet je op tijd afspraken over maken, maar je hebt geen vereniging om het bestuur uit de wind te houden. Interactie met de leden en andere lezers is het parool op de social media.
8. Nodig mensen uit lid te worden van je groepen. Dat kan ook buiten de groep: persoonlijk, op je website, je andere groepen en je offline media. Stuur hiervoor niet steeds berichten naar al je vrienden, want dat zien velen als irritante spam.
9. Links tussen je accounts en groepen onderling maken is handig om iedereen zijn favoriete platform als Twitter, Facebook… te laten vinden. Het is vaak het beste om op een platform goed actief te zijn, dan op verschillende half. Als je op meer platformen zit, vermeldt op de andere dan waar ze het nieuws wel te vinden is.
10. Lees eens wat anderen schrijven buiten je eigen groep of account.
11. Je kunt ook berichten publiceren die niet op je eigen website staan. Op je website publiceren is vaak bewerkelijk. Eventueel werk je later de website zelf hiermee bij.
12. Reageer op berichten van anderen buiten je eigen account of groep.
13. Geen inspiratie om zelf berichten te schrijven? Dan kan je ook berichten van anderen overnemen of ernaar verwijzen, bijvoorbeeld als een ‘retweet’. Er zijn allerlei mogelijkheden als delen, reageren, leuk-vinden, respecteren, enzovoorts. Dit wordt meestal ook in de overzichten van betreffende groepen of accounts weergeven.
14. Wordt lid van andere groepen die relevant zijn voor je eigen organisatie.
15. Schrijf berichten op de externe groepen, uiteraard met verwijzing naar je eigen groep. Naar je eigen account/groep/pagina hoef je meestal geen link te leggen, omdat het dan automatisch gebeurt, want je naam is aan te klikken.
16. Loop geregeld de instellingen van je groep of pagina na. In de loop der tijd worden andere bevoegdheden voor leden en lezers wenselijk, afhankelijk van de mate van activiteit en van de technische mogelijkheden die het platform later wel of niet biedt.
17. Berichten op een ‘persoonlijke’ account kan je soms automatisch laten doorplaatsen (koppelen) naar je verschillende platformen. Ook kan via RSS gekoppeld worden vanaf je echte website. Helaas kan dat automatisch koppelen tussen groepen over de platformen als Twitter of Facebook heen vaak niet. Overigens wordt het automatisch doorplaatsen vaak ook ontraden, omdat elk platform zijn eigen publiek en sfeer heeft.
18. Handig is een widget voor Twitter- of Facebook-berichten op je eigen website. Ook YouTube-video’s kunnen zo binnen je eigen website vertoont worden, zonder dat ze geheugen op je eigen host/server innemen.
19. Er bestaan nog meer social media naast de grote vier: YouTube, Google+, Pinterest, Foursquare en nog veel meer. Ook bestaan er onderwerp-gerelateerde platformen als Ambtenaar2.0, Guus (Platteland), Datingsites, enz.
Je kan daar ook actief worden. Vanaf YouTube kunnen handig filmpjes doorgeplaatst worden op Facebook of Googleplus.
20. Maak overzichten per kwartaal of jaar van het aantal leden of vrienden en het aantal bezoeken aan je groepen of of profielen. Dan kan je de groei of krimp in de loop der tijd volgen. Dan weet je ook of het de moeite waard is veel tijd en aandacht aan betreffend media te besteden. Dat hangt uiteraard ook af of je goed contact hebt met de bezoekers hebt via hun reacties en bijdragen. De meeste platformen geven hierover meer of minder cijfers. Soms kan je ook bezoekcijfers per bericht of foto vinden. Uiteraard kan je de statistieken publiceren, zover de social media dat zelf al niet doen. Ook zijn er professionele statistische programma’s om het bezoek van je social media naar je website te volgen, en of ze vervolgens ook tot aankopen of echt lid worden overgaan.
Als het meezit, komt de groep echt tot leven met honderden aangesloten lezers, waarvan ook mensen volop meedoen aan discussies of die zelf beginnen.
Succes!
webweider 
Slecht! Nooit een ‘apart e-mailadres’ aanmaken om als beheerder de pagina te gebruiken. Moeten altijd échte persoonsaccounts zijn. Dit is geen goed advies…
De normale email aan de vereniging (stichting, werkgroep,…) wordt vaak naar meer bestuurders doorgestuurd of als webmail gelezen. Voor je het weet ontvangen die een lawine van notificaties vanaf de social media-platformen. Die zien het dan echt als spam. Natuurlijk moeten de instellingen voor notificaties aangepast worden, maar of dit binnen het eerste keer werken aan het account/groep lukt zou mooi zijn. Sommige verenigingen hebben al een stel aparte emailadressen voor de bestuursfuncties. Ik zou proberen Beheerder of SocialMedia als voornaam te kiezen en de groep als achternaam bij dat emailadres.